Privacybeleid

1. Wie wij zijn

CoPartner OS is een online platform voor vakbedrijven en lokale servicebedrijven. Het platform is onderdeel van de eenmanszaak VCA Trainer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82256802.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf verstrekt (via contactformulieren, aanvraagformulieren of Facebook/Meta Lead Ads), of die automatisch worden gegenereerd bij gebruik van onze diensten. Het gaat onder meer om de volgende gegevens:

• Naam (voor- en achternaam)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
• Gegevens over de gevraagde dienst of aanvraag
• IP-adres en technische bezoekersgegevens (via analytics)
• Marketingattributiegegevens (UTM-parameters, referrer, landingspagina)

3. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het behandelen van aanvragen voor diensten en het uitbrengen van offertes
• Leadbeheer en opvolging van potentiële klanten
• Het leveren van onze SaaS-dienstverlening aan klantbedrijven
• Klantcommunicatie en het beantwoorden van vragen
• Verbetering van onze diensten en website
• Marketinganalyse om de effectiviteit van advertenties te meten

4. Facebook/Meta Lead Ads

Wij maken gebruik van Meta Lead Ads (advertentieformulieren op Facebook en Instagram). Wanneer u een formulier invult dat verschijnt bij een advertentie van een van onze klantbedrijven, geven u vrijwillig uw contactgegevens op.

Via de Meta Marketing API ontvangen wij deze gegevens automatisch via een beveiligde webhook-verbinding. De ontvangen gegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel de gevraagde dienst) worden direct opgeslagen in CoPartner OS.

Het doel van deze verwerking is het opvolgen van de lead namens het betreffende klantbedrijf, dat u vervolgens persoonlijk benadert voor het aangevraagde product of de aangevraagde dienst. U stemt in met deze gegevensoverdracht door het invullen en verzenden van het advertentieformulier op het Meta-platform.

5. Rechtsgrond (AVG)

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen als bedoeld in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): u heeft actief een formulier ingevuld en verzonden, dan wel expliciete toestemming gegeven.
• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de door u gevraagde dienst.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor het opvolgen van zakelijke aanvragen en het verbeteren van onze dienstverlening.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. In de praktijk hanteren wij de volgende termijnen:

• Leadgegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij er een actieve klantrelatie ontstaat.
• Klantgegevens (actieve overeenkomst): zolang de overeenkomst loopt, plus de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor financiële gegevens.
• Analytische gegevens: geanonimiseerd na 26 maanden (conform Google Analytics-standaard).

7. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij werken wel samen met de volgende verwerkers/dienstverleners, die uitsluitend toegang hebben tot gegevens die noodzakelijk zijn voor hun dienstverlening:

• Vercel — hosting en deployment van het platform (VS/EU, SCCs van toepassing)
• Supabase — database en authenticatie (EU-datacenters beschikbaar)
• Resend — transactionele e-mailverzending
• Meta (Facebook/Instagram) — Lead Ads-integratie voor het ontvangen van leads
• Google Analytics — geanonimiseerde websitestatistieken

Met alle verwerkers zijn (of worden) verwerkersovereenkomsten afgesloten conform de AVG.

8. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik. Onder meer:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle data-overdracht
• Authenticatie en toegangscontrole via Supabase Auth
• Omgevingsvariabelen voor gevoelige configuratie (geen secrets in code)
• HMAC-verificatie van binnenkomende webhook-berichten
• Regelmatige updates van afhankelijkheden en beveiligingspatches

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op correctie: onjuiste gegevens kunt u laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens ("recht om vergeten te worden").
• Recht op beperking van verwerking.
• Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken voor verwerkingen die op toestemming berusten.

U kunt een verzoek indienen via info@copartneros.com. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele cookies (noodzakelijk voor authenticatie en sessies) en analytische cookies via Google Analytics (geanonimiseerd, zonder toestemming). Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies zonder uw expliciete toestemming.

11. Wijzigingen en contact

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op copartneros.com/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u per e-mail of via een melding in het platform.

Heeft u vragen over dit beleid? Neem contact op via info@copartneros.com of schrijf naar Van Kinsbergenstraat 9, 5151 ML Drunen.